Nhật Bản vốn nổi tiếng bởi vẻ đẹp hiện đại pha lẫn những nét cổ kính đan xen ngay cả trong những thành phố lớn. Mỗi mùa ở Nhật lại có những nét thu hút riêng. Bạn có thể đến với Nhật Bản vào mùa hoa anh đào tháng 3 hay mùa lá đỏ vào cuối tháng 10, đầu tháng 11. Không chỉ vậy, vào bất kỳ thời điểm nào trong năm tại Nhật, bạn đều có thể khám phá nền văn hóa lâu đời, ẩm thực, phong cách sống và những danh lam thắng cảnh nổi tiếng. Tuy nhiên làm visa Nhật Bản lại khá khó khăn bởi các thủ tục giấy tờ đều yêu cầu phải bản gốc cùng các giấy tờ chứng minh về tài chính, công việc, nhân thân rất khắt khe.
 

Thông tin cá nhân:

1. 01 hình 4.5 x 4.5 (nền trắng không quá 6 tháng).
2. Hộ chiếu bản gốc (còn hạn 6 tháng, có chữ ký), hộ chiếu cũ ( nếu có).
3. CMND (photo, công chứng).
4. Sổ hộ khẩu (bản sao, công chứng tất cả các trang).
5. Giấy đăng kí kết hôn/ly hôn (bản sao, công chứng) ( nếu có).
6. Tài liệu chứng minh mối quan hệ bạn bè (Trừ trường hợp Du lịch có thông qua các Đại lý du lịch):
7. Ảnh chụp chung.
8. Thư từ, email.
9. Bản kê chi tiết các cuộc gọi điện thoại quốc tế.
10. Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:
11. Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp.
12. Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng.

Bằng chứng về công việc:

• Nếu là học sinh/sinh viên: Giấy xác nhận của nhà trường, Đơn xin nghỉ học ( lãnh sự quán kiểm tra với trường ).
• Nếu là nhân viên:

1. Bản sao công chứng hoặc đóng dấu treo công ty Hợp đồng lao động ( ghi chi tiết : địa chỉ, số điện thoại, tên liên hệ của cơ quan đang công tác, chức vụ và mức lương ).
2. Bảng lương có đóng mộc treo của công ty ( nếu trả lương trục tiếp ) hoặc sao kê lương ngân hàng ( nếu trả lương qua tài khoản ).
3. Đơn xin nghỉ phép đi Nhật Bản.
4. Bảo hiểm xã hội.

• Nếu là chủ doanh nghiệp:

1. Bản sao công chứng hoặc đóng dấu treo công ty Giấy đăng ký kinh doanh.
2. Bản sao công chứng Đăng ký thuế, Tờ khai thuế VAT 3 tháng gần nhất hoặc thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thu nhập  doanh nghiệp năm trước.

• Về hưu: Quyết định về hưu.

Bằng chứng về tài chính:

1. Sổ tiết kiệm nộp bản photo, bản gốc để kèm theo đối chiếu xong trả lại.
2. Bản sao công chứng các chứng nhận quyền sở hữu tài sản ( ví dụ như nhà đất hoặc đất đai ).
3. Bản sao xe hơi, hợp đồng mua bán.
4. Bản sao công chứng giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản (nếu có).

Bằng chứng kế hoạch lưu trú:

1. Đặt vé máy bay 2 chiều.
2. Đặt khách sạn lưu trú.
3. Hành trình du lịch Nhật Bản.

Thông tin cá nhân:

1. 01 hình 4.5 x 4.5 (nền trắng không quá 6 tháng).
2. Hộ chiếu bản gốc (còn hạn 6 tháng, có chữ ký), hộ chiếu cũ ( nếu có).
3. CMND (photo, công chứng).
4. Sổ hộ khẩu (bản sao, công chứng tất cả các trang).
5. Giấy đăng kí kết hôn/ly hôn (bản sao, công chứng) ( nếu có).

Bằng chứng về thân nhân:

• Các hồ sơ liên quan đến người bảo lãnh:

1. Giấy bảo lãnh.
2. Giấy chứng nhận làm việc của người bảo lãnh (nếu là doanh nghiệp tư nhân thì giấy phép kinh doanh, hoặc tờ khai nộp thuế).
3. Giấy lý do mời giấy này bắt buộc phải có, ngay cả trường hợp không cần giấy bảo lãnh. Phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, sau tên phải có dấu đóng. Phải ghi rõ cụ thể tất cả các nơi viếng thăm tại Nhật Bản và nội dung các hoạt động, ví dụ không được ghi chung chung như “thăm người quen” mà phải ghi rõ quá trình quen biết đưa đến việc bảo lãnh, các hoạt động và các nơi viếng thăm.

Bằng chứng về tài chính:

1. Sổ tiết kiệm nộp bản photo, bản gốc để kèm theo đối chiếu xong trả lại.
2. Bản sao công chứng các chứng nhận quyền sở hữu tài sản ( ví dụ như nhà đất hoặc đất đai ).
3. Bản sao xe hơi, hợp đồng mua bán.
4. Bản sao công chứng giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản (nếu có).
5. Giấy chứng minh thu nhập (một trong các loại giấy tờ sau):
6. Giấy nộp thuế (có ghi rõ thu nhập).
7. Tờ khai nộp thuế (phải có dấu đóng của cơ quan thuế Nhật Bản)- Giấy chứng nhận thu nhập (do cơ quan hành chính của Nhật Bản cấp).

Bằng chứng kế hoạch lưu trú:

1. Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động phải rõ ràng, phải ghi rõ địa chỉ lưu trú (địa chỉ, số điện thoại).
2. Chương trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một, tuy nhiên trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau thì ở phần ngày tháng năm có thể ghi: từ ngày… tháng… năm… đến ngày.. tháng… năm…
3. Chương trình lưu trú phải được viết bởi người mời hoặc người bảo lãnh tại Nhật Bản.

Thông tin cá nhân:

1. 01 hình 4.5 x 4.5 (nền trắng không quá 6 tháng).
2. Hộ chiếu bản gốc (còn hạn 6 tháng, có chữ ký), hộ chiếu cũ ( nếu có).
3. CMND (photo, công chứng).
4. Sổ hộ khẩu (bản sao, công chứng tất cả các trang).
5. Giấy đăng kí kết hôn/ly hôn (bản sao, công chứng) ( nếu có).
6. Tài liệu chứng minh mối quan hệ bạn bè (Trừ trường hợp Du lịch có thông qua các Đại lý du lịch):
7. Ảnh chụp chung.
8. Thư từ, email.
9. Bản kê chi tiết các cuộc gọi điện thoại quốc tế.
10. Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:
11. Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp.
12. Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng.

Bằng chứng về công việc:

• Nếu là nhân viên:

1. Bản sao công chứng hoặc đóng dấu treo công ty Hợp đồng lao động ( ghi chi tiết : địa chỉ, số điện thoại, tên liên hệ của cơ quan đang công tác, chức vụ và mức lương ).
2. Bảng lương có đóng mộc treo của công ty ( nếu trả lương trục tiếp ) hoặc sao kê lương ngân hàng ( nếu trả lương qua tài khoản ).
3. Bảo hiểm xã hội.

• Nếu là chủ doanh nghiệp:

1. Bản sao công chứng hoặc đóng dấu treo công ty Giấy đăng ký kinh doanh.
2. Bản sao công chứng Đăng ký thuế, Tờ khai thuế VAT 3 tháng gần nhất hoặc thuế thu nhập cá nhân hoặc thuế thu nhập  doanh nghiệp năm trước.

Bằng chứng về tài chính:

1. Sổ tiết kiệm nộp bản photo, bản gốc để kèm theo đối chiếu xong trả lại.
2. Bản sao công chứng các chứng nhận quyền sở hữu tài sản ( ví dụ như nhà đất hoặc đất đai ).
3. Bản sao xe hơi, hợp đồng mua bán.
4. Bản sao công chứng giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản (nếu có).

Bằng chứng mục đích chuyến đi:

• Giấy bảo lãnh và Danh sách người xin visa (từ 2 người trở lên) của nơi tiếp nhận phía Nhật Bản:

1. Người đại diện công ty, tổ chức bảo lãnh hoặc mời phải nằm trong ban quản trị của công ty, tổ chức và có tên trong danh sách hội đồng quản trị được đăng trên Sổ bộ đăng ký pháp nhân của công ty, tổ chức. Trường hợp là công ty có niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản thì người đại diện bảo lãnh hoặc mời có thể ở cấp quản lý trưởng phòng, trưởng xưởng, trưởng bộ phận của công ty.
2. Phần dấu đóng trên giấy tờ bảo lãnh hoặc mời phải là dấu của người đại diện hoặc dấu của công ty, tổ chức. Không chấp nhận dấu cá nhân. Trường hợp công ty, tổ chức không có dấu đóng thì người đại diện có thể ký tên thay thế dấu đóng.
3. Trường hợp nơi người xin visa đang làm việc cử đi công tác trả toàn bộ chi phí công tác hoặc người xin visa chứng minh được có khả năng trả toàn bộ chi phí công tác thì không cần giấy bảo lãnh.

• Giấy lý do mời của nơi tiếp nhận phía Nhật Bản (ghi mục đích và thời gian mời) (Không chấp nhận bản photo, fax hoặc pdf):

1. Đối với pháp nhân khi làm giấy lý do mời, người đứng tên bảo lãnh phải là người đại diện pháp nhân hoặc có tư cách đại diện cho pháp nhân. Trong giấy lý do mời, phần ghi người mời phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, sau tên phải có dấu đóng. Trường hợp là công ty hay tổ chức, thì phải có dấu đóng của công ty, tổ chức hoặc người có tư cách đại diện pháp nhân.
2. Người đại diện công ty, tổ chức bảo lãnh hoặc mời phải nằm trong ban quản trị của công ty, tổ chức và có tên trong danh sách hội đồng quản trị được đăng trên Sổ bộ đăng ký pháp nhân của công ty, tổ chức. Trường hợp là công ty có niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản thì người đại diện bảo lãnh hoặc mời có thể ở cấp quản lý trưởng phòng, trưởng xưởng, trưởng bộ phận của công ty.
3. Phần dấu đóng trên giấy tờ bảo lãnh hoặc mời phải là dấu của người đại diện hoặc dấu của công ty, tổ chức. Không chấp nhận dấu cá nhân. Trường hợp công ty, tổ chức không có dấu đóng thì người đại diện có thể ký tên thay thế dấu đóng.

• Tài liệu chứng minh mối quan hệ giữa công ty mời và công ty của người được mời:

1. Các tài liệu công khai giới thiệu mối quan hệ của các công ty cùng tập đoàn.
2. Tài liệu chứng mình quan hệ thương mại giữa các công ty (hợp đồng mua bán, B/L v.v.)
3. Thư mời gửi người xin visa (dành cho trường hợp chưa có quan hệ thương mại). Lưu ý, thư mời này không phải là Giấy lý do mời ở mục 5 nói trên.
4. Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, giấy phép thành lập văn phòng đại diện v.v.
5. Hợp đồng lao động của người xin visa với nơi đang làm việc hoặc quyết định cử đi công tác, giấy phái cử (ghi rõ nội dung công việc tại Nhật, nơi viếng thăm và chương trình dự định và việc chi trả chi phí cho chuyến đi).

Bằng chứng kế hoạch lưu trú:

1. Phải ghi rõ ngày giờ đến Nhật, ngày giờ về, số chuyến bay, sân bay và chương trình hoạt động phải rõ ràng, phải ghi rõ địa chỉ lưu trú (địa chỉ, số điện thoại).
2. Chương trình lưu trú phải ghi rõ từng ngày một, tuy nhiên trường hợp các hoạt động liên tục giống nhau thì ở phần ngày tháng năm có thể ghi: từ ngày … tháng … năm ~ đến ngày .. tháng .. năm.
3. Chương trình lưu trú phải được viết do công ty, tổ chức tiếp nhận phía Nhật Bản.
4. Trường hợp đào tạo ngắn hạn, phải ghi rõ chi tiết chương trình đào tạo, nơi đào tạp, người chịu trách nhiệm hướng dẫn, có hay không đào tạo thực tập, có hay không tiền phí trợ cấp đào tạo từ phía công ty tiếp nhận cho người được đào tạo.

***Lưu ý quan trọng: Lưu trú với mục đích đào tạo ngắn hạn có những điều kiện nhất định, vui lòng tham khảo phần chú ý đối với trường hợp đào tạo ngắn hạn bên dưới.