01. Lên kế hoạch du lịch

+ Thời gian: Lựa chọn cho mình thời điểm thích hợp đi du lịch là rất quan trọng cho chuyến đi của bạn. Dù bạn du lịch một mình hay với nhóm thì chúng ta cũng phải bàn luận với nhau để thống nhất thời gian thuận lợi nhất cho mình. Khi bạn tổ chức cho công ty thì dù là công ty lớn hay công ty có quy mô nhỏ thì việc lên kế hoạch tổ chức tour du lịch cho công ty cũng phải phù hợp với lịch kinh doanh của công ty. Nếu Bạn có được một kế hoạch sớm và dài ngày thì thời gian cho công tác chuẩn bị càng kỹ lưỡng và quan trọng là dịch vụ càng được đặt sớm thì giá càng rẻ và dịch vụ càng đảm bảo.

Do bạn là nhân viên nên đôi khi không được giao kế hoạch sớm, bạn cũng không chủ động được trong việc tự lên sẵn kế hoạch cho công ty, mà còn phụ thuộc vào lịch sản xuất và làm việc của các bộ máy, các phân xưởng trong toàn công ty và chờ đợi sự chỉ đạo của ban giám đốc hoặc cấp trên. Vì vậy ngay sau khi công ty có dự định về thời gian du lịch, bạn hãy nhanh chóng bắt tay vào việc lập kế hoạch, lựa chọn điểm đến và các vấn đề liên quan khác.

+ Lựa chọn điểm đến: Để có được điểm đến phù hợp, bạn hãy căn cứ vào nhu cầu của nhóm đi cùng bạn và ngân sách của công ty.

Nếu công ty bạn dự định đi du lịch vào mùa hè thì điểm đến ưu tiên sẽ là những tuyến du lịch biển và mùa đông thì ưu tiên du lịch núi. Dĩ nhiên nếu công ty bạn đều đặn tổ chức đi du lịch hàng năm thì mỗi năm nên tìm một điểm du lịch khác nhau để mọi người được thay đổi và khám phá những điểm du lịch mới.

Tuy nhiên không phải nơi nào cũng phù hợp với ngân sách của công ty mình. Hãy căn cứ vào dự tính ngân sách của công ty và lựa chọn ra những tuyến có giá tour tốt nhất nếu kinh phí có giới hạn. Những tour du lịch biển có giá thấp là những nơi mà điểm đến du lịch mất ít tốn phí vé thăm quan hoặc không mất vé.

02. Lựa chọn những công ty du lịch kinh nghiệm và có uy tín:

Thông thường những chuyến du lịch theo đoàn với số lượng thành viên đông, lại có hành trình dài, nếu bạn chọn hình thức tự tổ chức tour du lịch cho công ty thì chắc chắn là một điều rất khó. Bởi bạn không phải là một người điều hành tour, bạn sẽ không lường trước được rất nhiều vấn đề phát sinh trong suốt hành trình và chuyện phải lo ăn ngủ nghỉ đi lại, vui chơi và đảm bảo an toàn cho cả đoàn là một điều không hề dễ.

Chính vì vậy bạn có thể chọn mua tour của các đơn vị lữ hành. Khi chọn mua tour của các công ty du lịch thì bạn không cần phải lo lắng về lịch trình, khách sạn hay vấn đề ăn uống trong suốt hành trình nữa. Bạn cũng không phải lo về vấn đề đảm bảo an toàn cho từng thành viên … Các công ty tổ chức tour du lịch sẽ đảm bảo cung cấp cho bạn các dịch vụ tốt nhất, đặc biệt là số lượng đoàn đông nên để có một chuyến du lịch hài lòng thì bạn cần phải chọn mua tour ở những đơn vị công ty lữ hành có uy tín.

03. Nắm bắt cơ hội giảm giá

Trước khi đặt tour du lịch bạn cần tìm hiểu kĩ các chương trình khuyến mại mà các công ty du lịch đăng tải tại website của những đơn vị lữ hành này, để so sánh giá giữa các công ty và có sự lựa chọn về giá tốt nhất. Lưu ý cần so sánh giá tương ứng với chương trình tour du lịch và dịch vụ đi kèm để tránh trường hợp giá rẻ như đi kèm với chương trình du lịch kém và chất lương quá thấp với giá khuyến mãi. Bạn cũng có thể điều đình lại về giá tour sao cho phù hợp với ngân sách công ty bạn, phù hợp với số lượng người trong đoàn, mà vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ tốt.

04. Hiểu rõ về giá tour và các dịch vụ

Nếu bạn đã chọn được tour du lịch phù hợp với đoàn với công ty của mình rồi, thì bạn nên hỏi thật kĩ về giá cả của tour và hỏi cặn kẽ những điều kiện kèm theo khi mua tour. Ví dụ như giá tour đã bao gồm những gì, chưa bao gồm những gì, bạn có phải chi trả phát sinh thêm bất cứ khoản phí nào không ? bạn có bao nhiêu thời gian tự do…. Đặc biệt khi lựa chọn các tour nước ngoài cho công ty bạn nên hỏi kĩ về giá đã bao gồm tiền phí thăm quan chưa vì vé thăm quan của các điểm du lịch ở một số nước rất cao.

05. Nắm rõ lịch trình và thời gian

Khi đặt tour nước ngoài cho công ty bất kể đó là tour ngắn ngày hay dài ngày bạn cũng cần phải xin lịch trình cụ thể từ các công ty du lịch để xem lịch trình đó có phù hợp của đoàn mình hay không ? Đồng thời bạn cũng có thể tìm hiểu qua về những điểm mà bạn sẽ được đi qua trong chuyến du lịch của mình, và thống nhất với họ về những điểm tham quan mà bạn, gia đình bạn và công ty muốn tới.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tính toán độ dài của chương trình du lịch với ngày đi và ngày về sao cho hợp lý, có lợi cho sức khỏe để không bị ảnh hưởng đến công việc sau khi đi du lịch trở về. Thậm chí đối với những tour du lịch trên đảo mà việc di chuyển phụ thuộc vào các phương tiện như tàu, thuyền thì bạn đặc biệt phải lưu ý về vấn đề thời tiết và lệnh cấm của ban quản lý các khu du lịch để không bị mắc kẹt trên đảo nếu có mưa bão. Nếu mưa to gió lớn, các phương tiện không được phép vận chuyển và hoạt động thì đồng nghĩa với việc đoàn của bạn sẽ mắc kẹt lại trên đảo và việc này sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất và lịch làm việc của công ty bạn vào ngày tiếp theo.

06. Thống nhất về các hoạt động tập thể (nếu có):

Hiện nay, rất nhiều công ty tổ chức cho nhân viên đi du lịch không chỉ để thăm quan nghỉ dưỡng, mà còn tổ chức các hoạt động tập thể hết sức ý nghĩa như Team Building, Gala Dinner, Giao lưu lửa trại… Những hoạt động này sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc của từng thành viên, tạo dựng lòng tin yêu của cán bộ nhân viên đối với bộ máy lãnh đạo công ty và tạo sự gắn kết tập thể, sức mạnh đồng đội.

Nếu công ty bạn có dự định tổ chức tour du lịch cho công ty những hoạt động này, bạn hãy thống nhất cùng với công ty du lịch trước khi khởi hành về những kế hoạch cụ thể trong chương trình. Hãy yêu cầu họ gửi trước cho bạn kịch bản để bạn tham khảo và nghiên cứu, nếu có những trò chơi nào hay hoạt động nào trùng lặp với những trò chơi mà đoàn đã từng chơi thì hãy yêu cầu họ thay đổi và tham gia góp ý những trò chơi nào mà mình muốn tổ chức để công ty du lịch có được một kịch bản hoàn hảo nhất và phù hợp với nhu cầu và đặc thù của công ty bạn.

07. Đề phòng bị lạc:

Khi tham gia các tour du lịch theo đoàn thì đa phần ai cũng muốn có 1 ít thời gian riêng tư để tự mình đi khám phá các địa điểm du lịch, đi mua quà , hay thưởng thức những món ăn đặc sản của vùng miền. Để tránh bị lạc thì trước khi tách đoàn bạn cần phải xin số điện thoại của hướng dẫn viên, bạn đi cùng đoàn hoặc 1 chiếc card của khách sạn.

08. Làm bạn với các hướng dẫn viên

Hướng dẫn viên du lịch là người hiểu rất rõ về địa hình điểm đến, điểm vui chơi, cảnh đẹp hay ẩm thực và sẽ cho bạn những lời khuyên vô cùng bổ ích. Vì vậy trong suốt hành trình của mình bạn không nên ngần ngại hỏi thêm thông tin từ hướng dẫn viên mà bạn biết và họ sẳn sàng giúp bạn tìm ra những nơi ăn rẻ và ngon, nên đi như thế nào hợp lý và mua quà gì phù hợp với chuyến đi của bạn, cũng như những địa điểm nên tới và không nên tới khi đi du lịch… chắc chắn họ sẽ sẵn lòng giải đáp và chỉ dẫn giúp bạn để chuyến đi của bạn thú vị hơn.

Như vậy bạn cũng đã bỏ túi được chút kinh nghiệm khi tổ chức tour du lịch cho công ty cho bạn và gia đình hoặc phù hợp với nhu cầu và ngân sách của công ty mình, điều này sẽ không mấy khó khăn bởi bạn có thể tham khảo tư vấn của công ty du lịch, hoặc hiểu biết của bản thân để lựa chọn được một điểm tham quan lý tưởng nhất.